ماده ۳ قانون ثبت احوال به تشکیل، ترکیب و وظایف هیئت حل اختلاف در هر یک از ادارات ثبت احوال می‌پردازد. این هیئت مرجع اصلی برای رسیدگی به اشتباهات اداری و اصلاح اسناد سجلی در سطح اجرایی است.
ترکیب اعضای هیئت حل اختلاف
این هیئت در مقر هر اداره ثبت احوال تشکیل می‌شود و اعضای آن عبارتند از:
۱. رئیس اداره ثبت احوال محل.
۲. مسئول بایگانی یا معاونین و یا نمایندگان آنان.
۳. یکی از کارمندان مطلع اداره مزبور (به انتخاب رئیس اداره ثبت احوال استان).
وظایف هیئت حل اختلاف
وظایف این هیئت بر اساس اصلاحات مورخ ۱۳۶۳/۱۰/۱۸ به شرح زیر است:
تصحیح اشتباهات تحریری: اصلاح هر نوع اشتباه در نگارش مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات که بعد از امضاء سند و قبل از تسلیم شناسنامه یا گواهی مربوطه رخ داده باشد.
تکمیل اسناد: تکمیل مشخصاتی که در سند «نامعلوم» بوده است (مطابق ماده ۲۹ قانون).
رفع اشتباهات ناشی از ثبت یا نقل: اصلاح اشتباهاتی که هنگام ثبت وقایع یا انتقال اطلاعات از اسناد و اعلامیه‌ها به دفاتر رسمی رخ می‌دهد.
ابطال اسناد غیرقانونی: ابطال اسناد مکرر (دوگانه) یا موهوم (ساختگی).
اصلاح هویت بنیادین: تصحیح اشتباه در ثبت جنسیت صاحب سند.
تغییر نام: اقدام برای تغییر نام‌های ممنوع.
پاکسازی اسناد: حذف کلمات زائد، غیرضروری یا کلماتی که ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص است.
نحوه رسیدگی
ترتیب تقاضا، گردش کار دفاتر هیئت‌ها، نحوه رسیدگی و چگونگی ابلاغ تصمیمات صادر شده، طبق آئین‌نامه اجرایی این قانون تعیین می‌شود.
تبصره ماده (اصلاحات ۱۳۶۳)
اگر اشتباه در نگارش مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات قبل از امضاء سند شناسایی شود:
تصحیح از طریق توضیح در حاشیه سند انجام می‌گیرد.
این توضیح باید به امضاء تمامی امضاکنندگان سند برسد.
هدف ماده
هدف این ماده، ایجاد یک مرجع اداری سریع و تخصصی برای رفع نواقص و اشتباهات اسناد هویتی بدون نیاز به مراجعه مستقیم به محاکم قضایی (در موارد مصرح) و حفظ دقت و اعتبار دفاتر ثبت کل وقایع است.
