[1387/10/25][231/13304/109021][دستورالعمل] تشکیل پرونده برای صاحبان مشاغل

وحید اکبری

تاریخ سند: 1387/10/25
شماره سند: 231/13304/109021
کد سند: م/169/87/545
وضعیت سند: –
امضا کننده: معاون عملیاتی (محمود شکری)

تشکیل پرونده برای صاحبان مشاغل

دستورالعمل تشکیل پرونده (جدید) برای صاحبان مشاغل
(ویژه مأموران مالیاتی)

هدف: ایجاد نظم و ساماندهی اطلاعات به منظور حصول اطمینان از تأمین الزامات تشکیل پرونده و صحت اطلاعات پایه‌ای.

دامنه: محدوده کاربرد این دستورالعمل برای ثبت‌نام، تخصیص شماره منحصر به فرد و تشکیل پرونده‌های دائمی صاحبان مشاغل در ادارات کل امور مالیاتی سراسر کشور می‌باشد.

مراجع: پروژه مدیریت پرونده مالیاتی

تعاریف و مفاهیم: طبق تعاریف و اصلاحات ایران–ایزو 9000 (1380)

مسئولیت‌ها:

مسئول اجرای این دستورالعمل رؤسای امور مالیاتی و ادارات اطلاعات و خدمات مالیاتی می‌باشند.
نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل به عهده گروه امور ثبت‌نام مؤدیان دفتر اطلاعات مالیاتی است.

شرح فعالیت‌ها (روش انجام کار)

پیرو دستورالعمل شماره 67448/7420/231 مورخ 13/7/87 مبنی بر ارسال دفترچه ثبت‌نام صاحبان مشاغل برای تشکیل پرونده مالیاتی، از آنجایی‌که مکرراً سؤالاتی در مورد فرآیند تشکیل پرونده از سوی ادارات امور مالیاتی مطرح می‌شود، لذا فرآیند تشکیل پرونده مالیاتی به شرح ذیل ابلاغ می‌گردد:

ثبت‌نام و تشکیل پرونده مالیاتی توسط صاحبان مشاغل

ادارات اطلاعات و خدمات مالیاتی و یا رؤسای امور مالیاتی در شهرستان‌ها مکلفند به هنگام مراجعه صاحبان مشاغل یا نماینده قانونی آنها دفترچه ثبت‌نام صاحبان مشاغل و راهنمای آن را به مراجعه‌کنندگان تحویل دهند.
شخص حقیقی یا نماینده قانونی او، دفترچه تکمیل‌شده ثبت‌نام صاحبان مشاغل را به همراه نامه درخواست ثبت‌نام و تشکیل پرونده و مستندات و مدارک پیوست (1) راهنمای ثبت‌نام به رئیس اداره امور مالیاتی ذی‌ربط جهت تعیین واحد مالیاتی مربوطه تسلیم می‌نمایند. (چنانچه در شهرستان محل درخواست ثبت‌نام، رئیس امور مالیاتی مستقر نباشد، ارجاع این امر توسط رئیس گروه مالیاتی ذی‌ربط بلامانع است.)
واحد مالیاتی پس از دریافت دفترچه تکمیل‌شده ثبت‌نام، مستندات و مدارک و نامه درخواست تشکیل پرونده اقدام به بررسی و تأیید مندرجات دفترچه ثبت‌نام و مدارک می‌نماید.
واحد مالیاتی پس از حصول اطمینان از تکمیل دفترچه ثبت‌نام و تطبیق مدارک، آن را به تأیید رئیس گروه مالیاتی رسانده و اصل مدارک به همراه رسید دریافت مدارک را به مؤدی تحویل نموده و بر روی تمامی تصاویر ضمن مهر و امضاء کارشناس ارشد مالیاتی عبارت «تصویر یا اصل مدرک مطابقت دارد» را درج می‌نماید و خود نیز تمامی تصاویر مدارک را مهر و امضاء می‌نماید.
واحد مالیاتی دفترچه ثبت‌نام و مستندات و مدارک مربوط را تحت عنوان پرونده موقت تا زمان دریافت شماره پرونده مالیاتی نگهداری می‌نماید.
واحد مالیاتی نسبت به تکمیل فرم هویتی تخصیص شماره پرونده مالیاتی اقدام نموده و پس از امضاء و مهر به رئیس گروه مالیاتی تحویل می‌نماید.
رئیس گروه مالیاتی نیز پس از تأیید، فرم‌های هویتی را مهر و امضاء نموده به ادارات اطلاعات و خدمات مالیاتی ذی‌ربط ارسال می‌نماید.
اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی نسبت به ورود اطلاعات فرم مذکور در نرم‌افزار مربوط اقدام نموده و پس از چاپ آنها، اطلاعات چاپ‌شده را با فرم‌های دریافتی (از واحد مالیاتی) مطابقت می‌نماید.
اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی فرم‌های هویتی تطبیق داده‌شده را به انضمام لوح فشرده (CD) مربوط با نامه‌ای به امضای مدیرکل امور مالیاتی، به دفتر اطلاعات مالیاتی به منظور تخصیص شماره پرونده مالیاتی ارسال می‌نماید.
دفتر اطلاعات مالیاتی پس از دریافت اطلاعات هویتی و CD و مطابقت دادن اطلاعات دریافتی با بانک اطلاعات موجود اقدام به تخصیص شماره پرونده مالیاتی (TFN) می‌نماید و در صورت داشتن سابقه، مراتب را از اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی مربوط استعلام می‌نماید.
دفتر اطلاعات مالیاتی پس از تخصیص شماره پرونده مالیاتی، نسبت به ابلاغ شماره مذکور و ارسال برگ روی جلد به اداره کل مربوط اقدام می‌نماید.
اداره اطلاعات و خدمات مالیاتی شماره دریافتی که به تفکیک امور مالیاتی تهیه می‌شود را به رؤسای امور مالیاتی جهت ارجاع به واحدهای مالیاتی مربوط تحویل می‌نماید.
پس از دریافت شماره پرونده مالیاتی توسط واحد مالیاتی مربوط، عملاً پرونده موقت تشکیل‌شده به پرونده دائم تبدیل می‌شود.
همزمان با تبدیل پرونده موقت به دائم، پرونده‌ای با عنوان پرونده جاری تشکیل شده و یک شماره دوازده‌رقمی + دو رقم سال عملکرد + یک رقم شمارشگر بر روی پرونده درج می‌گردد. (پرونده‌های دائمی طبق دستورالعمل مربوط به اسکن اوراق مالیاتی پس از اسکن به بایگانی متمرکز پرونده‌های مالیاتی تحویل می‌شود.)