کتبی یا الکترونیکی، نرم افزارها یا دیگر اشکال مستندسازی استاندارد شده، مجموعههای حاوی رهنمودهای ویژه صنعت یا موضوعی خاص انجام میشود. موضوعات مورد اشاره شامل موارد زیر است:
چگونگـی آگاهشدن گروههای کاری از کار محـول شده، به منظور کسب شناخـت از اهداف کار خود.
فرایندهای رعایت استانداردهای مربوط به کار مورد نظر.
فرایندهای نظارت بر کار، آموزش و تربیت کارکنان.
روشهای بررسی کار انجام شده، قضاوتهای عمده به عمل آمده و شکل گزارشهایی که قرار است صادر شود.
مستندسازی مناسب کار انجام شده، زمانبندی و میزان بررسی.
فرایندهای کسب اطمینان از اجرای مستمر همه سیاستها و روشها.
47. شناخت همه اعضای گروه کاری از اهداف کار خود حایز اهمیت است. کار گروهی و آموزش مناسب، برای کمک به اعضای کم تجربهتر گروه کاری جهت کسب شناخت روشن از اهداف کارهای محول شده، ضروری است.
48. سرپرستی شامل موارد زیر است:
پیگیری پیشرفت کار.
ارزیابی تواناییها و صلاحیت هریک از اعضای گروه کاری، داشتن زمان کافی توسط هر یک برای اجرای کار خود، شناخت آنان از وظایف محول شده و انجام کار طبق رویکرد برنامهریزی شده.
حل و فصل مسایل عمده پدید آمده در جریان کار، ارزیابی اهمیت آنها و تعدیل رویکرد برنامهریزی شده به گونهای مناسب.
شناسایی موضوعات مستلزم مشورت یا بررسی توسط اعضای با تجربهتر گروه در جریان اجرای کار.
49. مسئولیتهای بررسی بر این مبنا تعیین میشود که اعضای با تجربهتر گروه، شامل مدیر مسئول کار، کار انجام شده توسط اعضای کم تجربهتر گروه را بررسی کنند. بررسیکنندگان موارد زیر را ارزیابی میکنند:
الف ـ انجام کار طبق الزامات استانداردهای حرفهای، قانونی و مقرراتی مربوط.
ب ـ تشخیص موضوعات عمده مستلزم بررسی بیشتر.
پ ـ انجام مشورتهای مناسب و مستندسازی و بکارگیری نتایج به دست آمده.
ت ـ ضرورت تجدید نظر در ماهیت، زمانبندی اجرا و میزان کار انجام شده.
ث ـ متکی بودن نتایج بهدست آمده بهکار انجام شده و مستندسازی کار انجام شده به گونهای مناسب.
ج ـ کافی و مناسب بودن شواهد کسب شده برای پشتیبانی از گزارش.
چ ـ دستیابی به اهداف روشهای اجرای کار.
مشاوره
50. مؤسسه باید برای کسب اطمینانی معقول از موارد زیر، سیاستها و روشهای لازم را طراحی و برقرار کند:
الف ـ انجام مشورت مناسب در باره موضوعات پیچیده و بحث انگیز.
ب ـ دسترسی به منابع کافی برای انجام مشورت لازم.
پ ـ مستندسازی ماهیت و دامنه این گونه مشورتها.
ت ـ مستندسازی نتایج حاصل از مشورتها و بکارگیری آن.
51. مشورت شامل گفتگو در سطح حرفهای مناسب با افراد درون یا برون مؤسسه است که تخصص کافی برای حل و فصل موضوعات پیچیده یا بحث انگیز را دارند.
52. در مشاوره، از منابع تحقیقاتی مناسب و همچنین، مجموعه تجارب و مهارتهای فنی مؤسسه استفاده میشود. مشاوره به ارتقای کیفیت کار و بهبود بکارگیری قضاوت حرفهای کمک میکند. مؤسسه با فرهنگ سازی سعی میکند که مشورت به عنوان نقطه قوت شناخته شود و کارکنان، به مشورت در باره موضوعات پیچیده یا بحث انگیز ترغیب گردند.
53. مشورت اثر بخش باسایر افراد حرفهای مستلزم این است که همه حقایق مربوط در اختیار آنان قرار داده شود تا بتوانند در باره موضوعات فنی، اخلاقی و یا غیر آن، آگاهانه نظر دهند. اجرای روشهای مشاوره مستلزم مشورت با افراد دارای دانش، ارشدیت و تجربه مناسب در درون یا برون مؤسسه در باره موضوعات عمده فنی، اخلاقی و یا غیر آن، مستندسازی مناسب نتایج حاصل از مشاوره و بکارگیری این نتایج به گونهای مناسب است.
54. مؤسسهای که به دلیل نداشتن منابع داخلی مناسب یا سایر دلایل، به مشورت برون سازمانی نیاز داشته باشد میتواند از خدمات مشاورهای سایر مؤسسات و یا مراجع حرفهای و قانونی استفاده کند. مؤسسه قبل از استفاده از این گونه خدمات، صلاحیت ارائه دهنده خدمات را با توجه به هدف مورد نظر، ارزیابی میکند.
55. مشورت با سایر افراد حرفهای در باره موضوعات پیچیده یا بحث انگیز، از طریق تأیید توسط مشورت کننده و مشاور، مستند میشود. جزئیات و دامنه مستندسازی به گونهای است که تشخیص موارد زیر را میسر میسازد:
الف ـ موضوع مورد مشورت.
ب ـ نتایج مشورت، شامل هر گونه تصمیمات اتخاذ شده، مبانی آن تصمیمات و چگونگی بکار گیری آنها.
اختلاف نظر
56. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برای چگونگی برخورد با اختلاف نظر بین اعضای گروه کاری، اختلاف نظر با مشاوران و اختلاف نظر بین مدیر مسئول کار و بررسی کننده کنترل کیفیت کار و نحوه حل و فصل آنها برقرار کند. نتایج کسب شده باید مستند و بکار گرفته شود.
57. اینگونه روشها، زمینه شناسایی زود هنگام اختلاف نظرها را فراهم میآورد، راهنماییهای روشنی را در باره اقدامات لازم بعدی ارائه میدهد و مستندسازی در باره حل و فصل اختلاف نظرها و بکارگیری نتایج به دست آمده را الزامی میکند. گزارش نباید قبل از حل و فصل موارد اختلاف نظر صادر شود.
58. مؤسسهای که از فرد برون سازمانی واجد شرایط و مناسب برای بررسی کنترل کیفیت کار استفاده میکند، میداند که اختلاف نظر میتواند رخ دهد و برای حل و فصل این اختلافات، روشهایی را، برای مثال، مشورت با سایر افراد حرفهای، مؤسسات دیگر یا مراجع حرفهای یا قانونی، برقرار میکند.
بررسی کنترل کیفیت کار
59. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برای الزامی کردن بررسی کنترل کیفیت کار برقرار کند که ارزیابی بیطرفانه قضاوتهای عمده به عمل آمده توسط گروه کاری و نتایج به دست آمده در تهیه گزارش، فراهم شود. این گونه سیاستها و روشها باید شامل موارد زیر باشد:
الف ـ الزام به بررسی کنترل کیفیت کار در مورد همه حسابرسیهای صورتهای مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار.
ب ـ تعیین معیارهای لازم به منظور تشخیص ضرورت بررسی کنترل کیفیت کار، برای سایر حسابرسیها و بررسیهای اجمالی اطلاعات مالی تاریخی، سایر خدمات اطمینان بخشی و خدمات مرتبط.
پ ـ الزام به بررسی کنترل کیفیت کار در مورد همه کار هایی که معیارهای تعیین شده طبق بند ”ب“ بالا در مورد آنها مصداق دارد.
60. سیاستها و روشهای مؤسسه باید تکمیل بررسی کنترل کیفیت کار پیش از صدور گزارش را الزامی کند.
61. معیارهای یاد شده در بند ”59 ـ ب“ دربرگیرنده موارد زیر است:
ماهیت کار، شامل میزان ارتباط آن با منافع عمومی.
شناسایی وضعیتها یا خطرهای غیرعادی یک کار یا گروهی از کارها.
الزامی بودن بررسی کنترل کیفیت کار طبق قوانین و مقررات.
62. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برقرار کند که دربرگیرنده موارد زیر باشد:
الف ـ ماهیت، زمانبندی اجرا و میزان بررسی کنترل کیفیت کار.
ب ـ معیارهای تعیین صلاحیت بررسی کنندگان کنترل کیفیت کار.
پ ـ الزامات مستندسازی بررسی کنترل کیفیت کار.
ماهیت، زمانبندی اجرا و میزان بررسی کنترل کیفیت کار
63. بررسی کنترل کیفیت کار معمولاً دربرگیرنده مذاکره با مدیر مسئول کار، بررسی صورتهای مالی یا سایر اطلاعات و گزارش مربوط، و، به ویژه، ارزیابی مناسب بودن گزارش است. این بررسی همچنین دربرگیرنده بررسی کاربرگهای انتخاب شده درباره قضاوتهای عمده به عمل آمده توسط گروهکاری و نتایج به دست آمده، است. میزان بررسی به پیچیدگی کار و خطر نامناسب بودن گزارش برای شرایط موجود، بستگی دارد. بررسی، مسئولیت مدیر مسئول کار را کاهش نمیدهد.
64. بررسی کنترل کیفیت کار در مورد حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، شامل توجه به موارد زیر است:
ارزیابی استقلال مؤسسه در ارتباط با هر کار توسط گروهکاری.
خطرهای عمده شناسایی شده در جریان کار و برخورد با آن خطرها.
قضاوتهای به عمل آمده، به ویژه در ارتباط بااهمیت و خطرهای عمده.
اینکه آیا مشورت مناسب در باره موارد اختلاف نظر یا سایر موضوعات پیچیده یا بحث انگیز به عمل آمده است یا خیر و نتایج ناشی از این مشورتها.
