میزان اهمیت تحریفهای شناسایی شده در جریان کار اعم از اصلاح شده و نشده و چگونگی حل و فصل آنها.
موضوعاتی که لازم است به اطلاع مدیران اجرایی، هیئت مدیره و، در موارد لازم، سایر اشخاص مانند مراجع قانونی برسد.
اینکه آیا کاربرگهای انتخاب شده برای بررسی، کار انجام شده در ارتباط با قضاوتهای عمده را منعکس و نتایج به دست آمده را پشتیبانی میکند یا خیر.
مناسب بودن گزارش برای صدور.
بررسیهای کنترل کیفیت کار در مورد کارهایی غیر از حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار ممکن است شامل برخی یا همه این موارد باشد.
65. بررسی کننده کنترل کیفیت کار، بررسی را به موقع و در مراحلی مناسب از اجرای کار انجام میدهد تا موضوعات عمده بتواند در اسرع وقت و پیش از صدور گزارش، به گونهای حل و فصل گردد که وی را متقاعد سازد.
66. در مواردی که پیشنهادات بررسیکننده کنترل کیفیت کار، مورد قبول مدیر مسئول کار قرار نگرفته و موضوع به نحوی که بررسیکننده متقاعد شود حل و فصل نشده است، از صدور گزارش خودداری میشود تا اینکه موضوع طبق روشهای مؤسسه در برخورد با اختلاف نظر، حل و فصل شود.
معیارهای تعیین صلاحیت بررسی کنندگان کنترل کیفیت کار
67. سیاستها و روشهای مؤسسه باید معیارهای لازم برای تعیین بررسی کنندگان کنترل کیفیت مؤسسه را مشخص نماید و واجد صلاحیت بودن آنها را بر اساس موارد زیر تعیین کند:
الف ـ شرایط فنی لازم برای ایفای مسئولیت، شامل تجربه و اختیار لازم؛ و
ب ـ میزانی که میتوان با بررسی کننده کنترل کیفیت کار مشورت کرد، بدون این که بیطرفی وی خدشهدار شود.
68. سیاستها و روشهای مؤسسه درباره شرایط فنی بررسیکنندگان کنترل کیفیت کار، لازم است دربرگیرنده ضوابطی جهت تشخیص مهارت فنی، تجربه و اختیار لازم برای ایفای مسئولیت باشد. کافی و مناسب بودن مهارت فنی، تجربه و اختیار، به شرایط کار بستگی دارد. افزون بر این، بررسیکننده کنترل کیفیت کار برای حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، لازم است از نظر تجربه و اختیار، در سطح مدیر مسئول کار حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای یاد شده باشد.
69. سیاستها و روشهای مؤسسه برای حفظ بیطرفی بررسیکننده کنترل کیفیت کار طراحی میشود. برای مثال، بررسیکننده کنترل کیفیت کار:
الف ـ توسط مدیر مسئول کار انتخاب نمیشود.
ب ـ طی دوره مورد بررسی، در اجرای کار مشارکت نمیکند.
پ ـ برای گروهکاری تصمیمگیری نمیکند.
ت ـ در معرض سایر مواردی که بیطرفی بررسی کننده را تهدید کند، قرار نمیگیرد.
70. مدیر مسئول کار ممکن است در جریان انجام کار با بررسیکننده کنترل کیفیت کار مشورت کند. اینگونه مشورتها صلاحیت بررسیکننده کنترل کیفیت کار را برای ایفای مسئولیت خود، مخدوش نمیکند. با این وجود، در مواردی که ماهیت و میزان مشورت بااهمیت باشد، به منظور حفظ بیطرفی بررسی کننده، گروهکاری و بررسیکننده مراقبتهای لازم را به عمل میآورند. در مواردی که این امر امکان پذیر نباشد، فرد دیگری از مؤسسسه یا فرد برونسازمانی واجد شرایط و مناسب برای انجام وظایف بررسیکننده کنترل کیفیت کار یا مشاور کار انتخاب میشود. بر اساس سیاستهای مؤسسه، در مواردی که توان انجام بررسی بیطرفانه آسیب پذیر است، بررسیکننده کنترل کیفیت کار جایگزین میشود.
71. یک شاغل انفرادی یا یک مؤسسه کوچک میتواند بررسی کنترل کیفیت کار را به افراد برونسازمانی واجد شرایط مناسب محول کند. از سوی دیگر، شاغل انفرادی یا مؤسسه کوچک میتواند برای تسهیل در بررسی کنترل کیفیت کار، از مؤسسهای دیگر استفاده کند. در صورت انعقاد قرارداد با افراد برونسازمانی واجد شرایط و مناسب، شاغل انفرادی یا مؤسسه لازم است الزامات و رهنمودهای مندرج در بندهای 67 تا 70 را بکار گیرد.
مستندسازی بررسی کنترل کیفیت کار
72. سیاستها و روشهای مستندسازی بررسی کنترل کیفیت کار باید مستندسازی موارد زیر را الزامی کند:
الف ـ اجرا شدن روشهای لازم طبق سیاستهای مؤسسه در مورد بررسی کنترل کیفیت کار.
ب ـ تکمیل شدن بررسی کنترل کیفیت کار پیش از صدور گزارش.
پ ـ عدم برخورد بررسی کننده با هر نوع موضوع حل و فصل نشدهای که موجب شود وی به این باور برسدکه قضاوتهای عمده به عمل آمده توسط گروه کاری و نتایج به دست آمده توسط آنان، نامناسب است.
مستندسازی کار
تنظیم پروندههای نهایی کار
73. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برای گروههای کاری برقرار کند تا پروندههای نهایی کار به موقع پس از نهایی شدن گزارشها تنظیم شود.
74. قوانین یا مقررات ممکن است محدودیتهای زمانی را برای تنظیم پروندههای نهایی برخی از کارها مقرر کند. در نبود چنین محدودیت زمانی در قوانین یا مقررات، مؤسسه برای تنظیم به موقع پروندههای نهایی کار، محدودیتهای زمانی متناسب با ماهیت کار برقرار میکند. در مورد یک حسابرسی، برای مثال، این محدودیت زمانی معمولاً بیش از 60 روز پس از تاریخ گزارش حسابرس نیست.
محرمانه بودن، حفاظت اطمینان بخش، درستی، قابلیت دسترسی و قابلیت بازیابی مستندات کار
75. مؤسسـه بایـد سیاستهـا و روشهایی را طراحـی و برقـرار کنـد کـه محرمانـه بـودن، حفاظـت اطمینان بخش، درستی، قابلیت دسترسی و قابلیت بازیابی مستندات کار را تأمین کند.
76. الزامات اخلاقی مربوط، کارکنان مؤسسه را همواره، به رعایت رازداری در مورد اطلاعات مندرج در مستندات کار متعهد میکند، مگر اینکه صاحبکار مجوز خاص در مورد افشای اطلاعات داده باشد یا الزام قانونی یا حرفهای برای افشا وجود داشته باشد. قوانین و مقررات خاصی ممکن است تعهدات بیشتری را در رابطه با حفظ رازداری کارکنان نسبت به اطلاعات صاحبکار، به ویژه در زمینه اطلاعات شخصی مقرر کرده باشد.
77. در مواردی که امکان تغییر، افزایش یا حذف مستندات، بدون اطلاع مؤسسه وجود داشته باشد یا احتمال رود مستندات برای همیشه از بین رود یا آسیب ببیند، درستی، قابلیت دسترسی یا قابلیت بازیابی اطلاعات زیربنایی ممکن است به خطر افتد، اعم از اینکه مستندسازی کار به صورت کتبی، الکترونیکی یا با بکارگیری سایر ابزارها انجام شده باشد. از این رو، مؤسسه برای اطمینان از دستیابی به موارد زیر، کنترلهای مناسب را در باره مستندسازی کار، طراحی و برقرار میکند:
الف ـ امکان تشخیص زمان تهیه، تغییر یا بررسی مستندات کار و شخص انجام دهنده آن؛
ب ـ حفاظت از درستی اطلاعات در همه مراحل کار، به ویژه در مواردی که اطلاعات در اختیار اعضای گروه کاری یا از طریق اینترنت در اختیار دیگران قرار میگیرد؛
پ ـ پیشگیری از تغییر غیر مجاز مستندات کار؛ و
ت ـ دسترسی به مستندات کار توسط گروه کاری و سایر اشخاص مجاز، در صورت لزوم، برای ایفای مناسب مسئولیتهای آنان.
78. کنترلهایی که مؤسسه ممکن است برای تأمین محرمانه ماندن، حفاظت اطمینان بخش، درستی، قابلیت دسترسی و قابلیت بازیابی مستندات کار، طراحی و برقرار کند، از جمله شامل موارد زیر است:
استفاده از کلمه عبور توسط اعضای گروه کاری، برای محدود کردن دسترسی به مستندات الکترونیکی کار به استفادهکنندگان مجاز.
تهیه نسخه پشتیبان از مستندات الکترونیکی کار در مراحل مناسب اجرای کار.
استفاده از روشهایی برای توزیع مناسب مستندات کار بین اعضای گروه در شروع کار، پردازش آنها در جریان کار و منظم کردن آنها در پایان کار.
استفاده از روشهایی برای محدود کردن دسترسی به نسخههای کاغذی مستندات کار و توزیع مناسب و بایگانی محرمانه آن.
79. مستندات کاغذی اصلی ممکن است بنا به ملاحظات عملی برای انعکاس در پروندههای الکترونیکی، اسکن شود. در اینگونه موارد، مؤسسه برای الزام گروههای کاری به اجرای موارد زیر، روشهای مناسبی را برقرار میکند:
الف ـ تهیه نسخههای اسکن شده به گونهای که محتوای کامل مستندات کاغذی اصلی، شامل امضاهای دستی، عطفهای متقابل و زیرنویسها را نشان دهد؛
ب ـ بایگانی نسخههای اسکن شده در پروندههای کار و در صورت لزوم، تهیه فهرست و امضای نسخههای اسکن شده؛ و
پ ـ فراهم کردن امکان بازیابی و چاپ نسخههای اسکن شده در صورت لزوم.
