مؤسسه چگونگی نگهداری مستندات کاغذی اصلی را که به دلایل قانونی، مقرراتی یا غیره اسکن شده است، مورد توجه قرار میدهد.
نگهداری مستندات کار
80. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برقرار کند که مستندات کار برای دوره زمانی کافی جهت تأمین نیازهای مؤسسه یا مقرر در قانون یا مقررات، نگهداری شود.
81. نیاز مؤسسه به نگهداری مستندات کار و دوره نگهداری، برحسب ماهیت کار و شرایط مؤسسه، متفاوت میباشد؛ برای مثال، اینکه آیا مستندسازی کار برای فراهم کردن سوابق موضوعات بااهمیت مستمر برای کارهای آتی مورد نیاز است یا خیر. دوره نگهداری ممکن است به عوامل دیگری مانند الزامات قانونی یا مقرراتی یا رویههای متعارف نیز بستگی داشته باشد. در مورد کارهای حسابرسی، دوره نگهداری معمولاً حداقل 3 سال از تاریخ گزارش حسابرس است.
82. روشهایی که مؤسسه برای نگهداری مستندات کار انتخاب میکند شامل روشهایی است که دستیابی به موارد زیر را فراهم میکند:
بازیابی و دسترسی به مستندات کار در طول دوره نگهداری، به ویژه در مورد مستندات الکترونیکی که فناوری زیربنایی ممکن است با گذشت زمان ارتقا یا تغییر یابد.
تأمین سوابق تغییرات به عمل آمده در مستندات کار پس از تکمیل پروندههای کار، در صورت لزوم.
امکان دسترسی اشخاص مجاز خارج از مؤسسه به مستندات کار و بررسی آن برای کنترل کیفیت یا مقاصد دیگر.
مالکیت مستندات کار
83. مالکیت مستندات کار، به استثنای مواردی که در قانون یا مقررات به نحو دیگری مشخص شده باشد، متعلق به مؤسسه است. مؤسسه میتواند قسمتهایی یا خلاصهای از مستندات کار را در اختیار صاحبکار قرار دهد، به شرطی که این اقدام، اعتبار کار انجام شده، یا در مورد کارهای اطمینان بخشی، استقلال مؤسسه یا کارکنان آن را خدشه دار نکند.
نظارت
84. مؤسسه به منظور کسب اطمینان معقول نسبت به مربوط بودن، کافی بودن و اثربخش بودن سیاستها و روشهای مرتبط با سیستم کنترل کیفیت و اجرای آن در عمل ، باید سیاستها و روشهای لازم را طراحی و برقرار کند. اینگونه سیاستها و روشها باید شامل بررسی و ارزیابی مستمر سیستم کنترل کیفیت مؤسسه، شامل بازبینی ادواری نمونههایی از کارهای تکمیل شده باشد.
85. هدف از نظارت بر رعایت سیاستها و روشهای کنترل کیفیت، ارزیابی موارد زیر است:
الف ـ رعایت الزامات استانداردهای حرفهای، قانونی و مقرراتی.
ب ـ مناسب بودن طراحی سیستم کنترل کیفیت و اثربخشی اجرای آن.
پ ـ بکارگیری مناسب سیاستها و روشهای کنترل کیفیت مؤسسه بهگونهای که گزارشهای صادره توسط مؤسسه یا مدیر مسئول کار، برای شرایط موجود مناسب باشد.
86. مؤسسه مسئولیت فرایند نظارت را به شریک یا شرکا یا سایر کارکنان مؤسسه که تجربه و اختیار کافی و مناسب برای پذیرش آن مسئولیت را دارند، واگذار میکند. نظارت بر سیستم کنترل کیفیت مؤسسه به وسیله افراد با صلاحیت انجام میشود. این نظارت، ارزیابی مناسب بودن طراحی و اثربخشی کارکرد سیستم کنترل کیفیت را دربرمیگیرد.
87. بررسی و ارزیابی مستمر سیستم کنترل کیفیت شامل موضوعاتی مانند موارد زیر است:
تجزیه و تحلیل:
- آخرین تغییرات در الزامات استانداردهای حرفهای، قانونی و مقرراتی و چگونگی لحاظ نمودن آنها در سیاستها و روشهای مؤسسه، در موارد مقتضی.
- تأییدیه کتبی درباره رعایت سیاستها و روشهای مربوط به استقلال.
- ارتقای حرفهای مستمر، شامل آموزش.
- تصمیمات مربوط به پذیرش و ادامه کار.
تعیین اقدامات اصلاحی لازم و بهبود سیستم، شامل استفاده از بازخوردها در بهبود سیاستها و روشهای آموزشی موسسه.
آگاه نمودن کارکنان ذیصلاح مؤسسه از ضعفهای شناسایی شده در طراحی و اجرای سیستم.
پیگیری انجام سریع اصلاحات لازم در سیاستها و روشهای کنترل کیفیت توسط کارکنان ذیصلاح مؤسسه.
88. بازبینی نمونهای از کارهای تکمیل شده معمولاً به طور ادواری انجام میشود. کارهای انتخاب شده برای بازبینی شامل دست کم یک کار برای هر مدیر مسئول کار در هر دوره است که این دوره معمولاً بیش از سه سال نمیباشد. روش سازماندهی بازبینی ادواری، شامل زمانبندی انتخاب هر کار، به عوامل زیادی، چون موارد زیر بستگی دارد:
اندازه مؤسسه.
تعداد و پراکندگی جغرافیایی واحدهای مؤسسه.
نتایج روشهای نظارت قبلی.
میزان اختیار کارکنان و واحدها (برای مثال، آیا هر واحد اختیار انجام بازبینیهای خود را دارد یا تنها واحد مرکزی می تواند آن را اجرا کند).
ماهیت و پیچیدگی فعالیت و سازمان مؤسسه.
خطرهای مرتبط با صاحبکاران و کارهای مؤسسه.
89. فرایند بازبینی شامل انتخاب کارهایی است که برخی از آنها ممکن است بدون اطلاع قبلی گروه کاری انتخاب شود. افراد بازبینی کننده کار در اجرای کار یا بررسی کنترل کیفیت آن دخالت ندارند. برای تعیین دامنه بازبینیها، مؤسسه میتواند دامنه یا نتایج برنامه بازبینی مستقل خارج از مؤسسه را مورد توجه قرار دهد. با این وجود، برنامه بازبینی مستقل خارج از مؤسسه جایگزین برنامه نظارت داخلی مؤسسه نمیشود.
90. مؤسسات کوچک یا شاغلین انفرادی ممکن است بخواهند از یک فرد برون سازمانی واجد شرایط و مناسب یا مؤسسهای دیگر برای انجام بازبینی کارها و سایر روشهای نظارتی استفاده کنند. از طرف دیگر، آنها ممکن است به منظور تسهیل فعالیتهای نظارتی، ترتیباتی را برای مشارکت با سایر سازمانهای مناسب، برقرار کنند.
91. مؤسسه باید آثار نقایص مشاهده شده در نتیجه فرایند نظارت را ارزیابی و نوع آن را با توجه به موارد زیر تعیین کند:
الف ـ مواردی که لزوماً نشاندهنده عدم کفایت سیستم کنترل کیفیت مؤسسه (برای فراهم نمودن اطمینان معقول نسبت به رعایت الزامات استانداردهای حرفهای، قانونی و مقرراتی و همچنین مناسب بودن گزارشهای صادره توسط موسسه با شرایط موجود) نمیباشد.
ب ـ نقایص سیستمی، مکرر یا سایر نقایص با اهمیتی که مستلزم اقدام اصلاحی بیدرنگ می باشد.
92. مؤسسه باید نقایص مشخص شده در نتیجه فرایند نظارت و پیشنهادات تعدیلی مناسب را به مدیران مسئول کار و سایر کارکنان ذیربط اطلاع دهد.
93. ارزیابی مؤسسه از هر نوع نقص باید به پیشنهاداتی در باره یک یا چند مورد زیر بینجامد:
الف ـ انجام اقدام اصلاحی مناسب در ارتباط با یک کار خاص یا هر یک از کارکنان.
ب ـ اطلاع رسانی یافتهها به افراد مسئول آموزش و ارتقای حرفهای.
پ ـ تغییرات سیاستها و روشهای کنترل کیفیت.
ت ـ اقدام انضباطی در مورد افرادی که سیاستها و روشهای مؤسسه را رعایت نمیکنند، به خصوص آنهایی که مکرراً تخطی میکنند.
94. در مواردی که نتایج روشهای نظارتی نشان دهد که گزارش ممکن است نامناسب باشد یا در جریان اجرای کار، برخی روشها حذف شده است، مؤسسه باید اقدامات بیشتری را که برای رعایت الزامات استانداردهای حرفهای، قانونی و مقرراتی مربوط، مناسب است، تعیین کند. مؤسسه باید همچنین کسب نظر مشاور حقوقی را مورد توجه قراردهد.
95. مؤسسه باید حداقل سالی یکبار نتایج نظارت سیستم کنترل کیفیت خود را به مدیران مسئول کار و سایر ارکان ذیصلاح مؤسسه (شامل مدیر عامل و در موارد مقتضی، هیئت مدیره) اطلاع دهد و این اطلاع رسانی باید به گونهای باشد که مؤسسه وافراد مزبور بتوانند طبق وظایف و مسئولیتهای تعریف شده خود، اقدامات فوری و مناسب را انجام دهند. اطلاع رسانی باید شامل موارد زیر باشد:
الف ـ تشریح روشهای نظارتی اجرا شده.
ب ـ نتایج به دست آمده از روشهای نظارتی.
پ ـ در موارد مربوط، تشریح نقایص سیستمی مکرر یا سایر نقایص بااهمیت و اقدامات به عمل آمده برای رفع یا اصلاح آن نقایص.
96. گزارشگری نقایص مشخص شده به افرادی غیر از مدیران مسئولکار مربوط، معمولاً شامل مشخص نمودن کار مربوط نمی باشد، مگر اینکه برای ایفای مناسب مسئولیتهای آنان، لازم باشد.
97. مستندسازی مناسب نظارت، دربرگیرنده موارد زیر است:
الف ـ مشخص کردن روشهای نظارتی، شامل روش انتخاب کارهای تکمیل شده برای بازبینی.
